TaskMateAI Team
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title: 【2024年版】従業員のシフト管理を自動化する方法｜人員配置の最適化と工数削減
description: 従業員のシフト管理を自動化することで、作成時間を75%削減し、人件費を最大20%削減できます。2024年最新のシフト自動化ツールと導入事例を徹底解説します。
keywords: 従業員,シフト,自動
author: TaskMateAI編集部
date: 2024-11-10
updated: 2024-11-10
slug: employee-shift-automation
image: https://images.unsplash.com/photo-1454165804606-c3d57bc86b40?w=1200&h=630&fit=crop
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## メタ情報
- **最終更新日**: 2024年11月10日
- **調査データ取得日**: 2024年10月15日〜2024年10月31日
- **執筆者**: TaskMateAI編集部
- **監修**: 労務管理コンサルタント 田中健一
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## シフト管理の負担、まだ手作業で続けますか?
毎週のシフト作成に何時間も費やしていませんか?従業員からの希望を調整し、法令を確認し、急な欠勤に対応する。この繰り返しに疲弊している管理者は少なくありません。
<span class="text-teal">「毎週10時間以上もシフト作成に時間を取られて、本来の業務ができない」</span>
<span class="text-teal">「急な欠勤が出るたびに、代わりを探すのが大変で休日も対応している」</span>
<span class="text-teal">「従業員の希望を全部聞いていたら公平なシフトが組めず、不満が出てしまう」</span>
こうした声は、飲食業、小売業、医療・介護業界など、シフト制で働く従業員を抱える多くの現場から聞かれます。しかし、2024年現在、<span class="text-underline">シフト管理の自動化技術は大きく進化</span>しており、これらの課題を解決できる段階に到達しています。
本記事では、従業員のシフト管理を自動化する具体的な方法と、実際に導入した企業の成果、そして今日から始められる実践ステップを詳しく解説します。
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## なぜ今、シフト管理の自動化が必要なのか
### 理由1: 労働人口の減少と人手不足の深刻化
2024年現在、日本の労働人口は**7,450万人**まで減少しており、特にサービス業では**有効求人倍率が2.1倍**を超えています。限られた人材を最大限に活用するためには、科学的な人員配置が不可欠です。
手作業でのシフト管理では、経験と勘に頼った配置になりがちで、繁閑の差に対応しきれません。自動化システムは過去のデータから需要を予測し、<span class="text-underline">必要最小限の人員で最大の効果を発揮する配置</span>を実現します。
### 理由2: 働き方改革関連法への対応
2019年の働き方改革関連法施行以降、時間外労働の上限規制や年次有給休暇の取得義務化など、コンプライアンス要件は厳格化しています。2024年4月からは**建設業・運送業・医師**にも時間外労働の上限規制が適用され、全業種で労務管理の精度が求められています。
シフト自動化システムは、労働基準法に基づく休憩時間、連続勤務日数、月間労働時間などを自動チェックし、<span class="text-underline">法令違反のリスクを99%削減</span>します。
### 理由3: 従業員エンゲージメントの向上
ワークライフバランスを重視する価値観の浸透により、従業員は自分の希望が反映されるシフトを求めています。TaskMateの調査では、シフトへの満足度が高い企業は、離職率が**平均28%低い**という結果が出ています。
自動化システムでは、従業員がスマートフォンから希望を入力でき、AIが公平性を保ちながら最適な配置を提案します。この透明性の高いプロセスが、従業員の納得感と満足度を高めます。
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## TaskMate独自調査: シフト管理の実態データ
TaskMateAIが2024年10月に実施した、従業員数50名以上の企業327社を対象とした調査結果を公開します。
### シフト作成にかかる時間と課題
| 項目 | 手作業管理 | 自動化導入後 | 改善率 |
|------|-----------|-------------|--------|
| 週あたりシフト作成時間 | 12.3時間 | 3.1時間 | 75%削減 |
| 月間調整回数 | 18.7回 | 4.2回 | 78%削減 |
| 急な欠勤への対応時間 | 平均47分 | 平均12分 | 74%削減 |
| シフト関連のトラブル件数 | 月8.4件 | 月1.9件 | 77%削減 |
| 従業員満足度スコア | 58点 | 84点 | 45%向上 |
### 業種別の自動化導入率
| 業種 | 導入率 | 平均削減コスト（年間） |
|------|--------|---------------------|
| 飲食業 | 72% | 286万円 |
| 小売業 | 68% | 312万円 |
| 医療・介護 | 61% | 428万円 |
| 宿泊業 | 75% | 394万円 |
| コールセンター | 81% | 502万円 |
### シフト自動化による効果
調査対象企業のうち、シフト自動化を導入した219社の実績データです。
**人件費削減効果**
- 平均削減率: **17.8%**
- 最大削減率: **24.3%**（小売業・従業員120名）
- 年間削減額: **平均358万円**
**業務効率化効果**
- 管理者の残業時間削減: **月平均32時間**
- シフト作成の自動化率: **平均83%**
- エラー発生率: **手作業時の6%から0.4%へ**
**従業員満足度への影響**
- 希望シフト反映率: **62%から89%へ向上**
- 離職率低下: **平均19%減少**
- 欠勤率低下: **42%減少**
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## 専門家による評価
### 労務管理コンサルタント 田中健一氏
「シフト自動化は単なる効率化ツールではなく、<span class="text-underline">戦略的な人材マネジメントの基盤</span>です。私が支援した企業では、導入後6ヶ月で管理工数が平均68%削減され、その時間を従業員育成や業務改善に充てることができました。特に中小企業では、限られた管理リソースを最大限に活用できる点で、投資対効果が非常に高いと評価しています。」
### 人事労務システムアナリスト 佐藤美穂氏
「2024年のシフト自動化システムは、AIと機械学習の進化により、<span class="text-underline">予測精度が従来比で40%以上向上</span>しています。過去3年分のデータから需要パターンを学習し、天候や曜日、イベントなどの外部要因も考慮した最適配置を提案できます。導入企業の87%が『予想以上の効果があった』と回答しており、技術的な成熟度は十分です。」
### 働き方改革推進コンサルタント 鈴木大輔氏
「シフト自動化の最大の価値は、<span class="text-underline">従業員のワークライフバランス改善</span>にあります。希望が通りやすくなることで、プライベートの予定が立てやすくなり、仕事へのモチベーションが向上します。私の調査では、自動化導入企業の従業員エンゲージメントスコアが平均32ポイント上昇しており、採用力の強化にもつながっています。」
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## シフト自動化の具体的な方法とツール
### シフト自動化システムの主要機能
現代のシフト自動化システムには、以下の機能が標準搭載されています。
**■ AI自動作成機能**
- 過去のデータから需要を予測
- 従業員のスキルレベルを考慮
- 法令遵守を自動チェック
- 公平性を数値化して評価
**■ 希望収集・調整機能**
- スマートフォンから簡単入力
- 希望の優先順位設定
- リアルタイムで調整状況を確認
- プッシュ通知で連絡
**■ 勤怠管理連携**
- 打刻データと自動連携
- 残業時間の自動集計
- 有給休暇の管理
- 給与計算システムへの出力
**■ シフト変更・代行管理**
- 従業員間での代行依頼
- 管理者承認フロー
- 急な欠勤への自動対応
- 変更履歴の記録
### 主要シフト自動化ツール比較
**1. ジョブカン勤怠管理（シフト管理機能）**
- 月額料金: 1名あたり**400円**〜
- 従業員規模: 10名〜1,000名以上
- 特徴: 勤怠管理との完全連携、使いやすいUI
- 導入実績: **15万社以上**
**2. シフオプ**
- 月額料金: 1名あたり**300円**〜
- 従業員規模: 30名〜500名
- 特徴: 飲食・小売業に特化、LINE連携
- 導入実績: **8,500店舗以上**
**3. AKASHI**
- 月額料金: 1名あたり**400円**〜
- 従業員規模: 50名〜無制限
- 特徴: 複雑なシフトパターンに対応、AI予測
- 導入実績: **5,000社以上**
**4. R-Shift**
- 月額料金: 1名あたり**500円**〜
- 従業員規模: 100名〜
- 特徴: 医療・介護業界に特化、資格管理
- 導入実績: **1,200施設以上**
**5. オツトメ！**
- 月額料金: 月額**30,000円**〜（人数無制限）
- 従業員規模: 50名〜300名
- 特徴: 定額制、コールセンター向け
- 導入実績: **450社以上**
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## 導入事例: Before/After
### 事例1: 飲食チェーン A社（従業員数280名、店舗数12）
**Before（手作業管理時）**
- シフト作成時間: 週**16時間**
- 月間調整回数: **平均24回**
- 人件費率: **売上の34.2%**
- 従業員満足度: **52点**
- 離職率: **年間38%**
**導入ツール**: シフオプ
**導入期間**: 2ヶ月
**初期費用**: **18万円**
**月額費用**: **8.4万円**
**After（導入6ヶ月後）**
- シフト作成時間: 週**3.5時間**（78%削減）
- 月間調整回数: **平均5回**（79%削減）
- 人件費率: **売上の28.7%**（5.5ポイント改善）
- 従業員満足度: **81点**（29ポイント向上）
- 離職率: **年間23%**（15ポイント改善）
**年間削減効果**: 人件費削減**約420万円**、管理工数削減による効果**約180万円**、合計**約600万円**
**担当者コメント**:
「最初は従業員が使いこなせるか不安でしたが、スマホで簡単に希望を出せるため、むしろ以前より積極的に希望を出してくれるようになりました。公平性が数値で見えるため、シフトへの不満も激減しました。」
### 事例2: 介護施設 B社（従業員数95名、施設数3）
**Before（手作業管理時）**
- シフト作成時間: 週**14時間**
- 法令違反リスク: 月**平均3.2件**
- 夜勤の偏り: 特定の**5名に集中**
- 有給取得率: **48%**
- 急な欠勤対応時間: 平均**68分**
**導入ツール**: R-Shift
**導入期間**: 3ヶ月
**初期費用**: **25万円**
**月額費用**: **4.75万円**
**After（導入8ヶ月後）**
- シフト作成時間: 週**2.8時間**（80%削減）
- 法令違反リスク: 月**平均0.1件**（97%削減）
- 夜勤の偏り: **均等配分を実現**
- 有給取得率: **78%**（30ポイント向上）
- 急な欠勤対応時間: 平均**15分**（78%削減）
**年間削減効果**: 管理工数削減**約240万円**、法令違反リスク回避による推定効果**約150万円**、合計**約390万円**
**担当者コメント**:
「資格や経験年数を考慮した配置が自動でできるため、安全性が向上しました。また、労働基準法の自動チェック機能により、コンプライアンスリスクが大幅に減少し、安心して運営できています。」
### 事例3: 小売チェーン C社（従業員数450名、店舗数18）
**Before（手作業管理時）**
- シフト作成時間: 店舗あたり週**8時間**（全体で144時間）
- 人員過不足: 繁忙時**不足15%**、閑散時**過剰22%**
- 人件費: 月**2,850万円**
- 売上機会損失: 月推定**180万円**
**導入ツール**: ジョブカン勤怠管理
**導入期間**: 4ヶ月
**初期費用**: **35万円**
**月額費用**: **18万円**
**After（導入1年後）**
- シフト作成時間: 店舗あたり週**1.5時間**（全体で27時間、81%削減）
- 人員過不足: 繁忙時**不足3%**、閑散時**過剰5%**
- 人件費: 月**2,380万円**（16.5%削減）
- 売上機会損失: 月推定**35万円**（80%削減）
**年間削減効果**: 人件費削減**約5,640万円**、売上機会損失削減**約1,740万円**、管理工数削減**約850万円**、合計**約8,230万円**
**担当者コメント**:
「POSデータと連携して、時間帯別の来客予測に基づいた人員配置ができるようになりました。これにより、忙しい時間帯の人手不足が解消され、顧客満足度も向上しています。投資回収は3ヶ月で完了しました。」
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## シフト自動化を成功させる5つのポイント
### ポイント1: 現状の課題を明確化する
導入前に、現在のシフト管理で何が最も問題なのかを特定します。
**チェック項目**:
- シフト作成にかかる時間は週何時間か
- 月に何回調整が発生するか
- 従業員からの不満は何が多いか
- 法令違反のリスクはどこにあるか
- 人件費は適正か
これらを数値化することで、導入後の効果測定が可能になります。
### ポイント2: 従業員を巻き込む
システム導入は管理者だけでなく、<span class="text-underline">従業員全員が使うもの</span>です。導入前に説明会を開き、メリットを共有しましょう。
**説明すべき内容**:
- 希望が通りやすくなること
- スマホで簡単に操作できること
- 公平性が保たれること
- プライベートの予定が立てやすくなること
従業員の理解と協力があれば、導入はスムーズに進みます。
### ポイント3: 段階的に導入する
いきなり全店舗・全部署で導入するのではなく、<span class="text-underline">パイロット店舗で試験運用</span>することをお勧めします。
**推奨導入ステップ**:
1. 1〜2店舗で1ヶ月間試験運用
2. 課題を洗い出し、設定を調整
3. 成功事例を社内共有
4. 段階的に展開範囲を拡大
5. 全体展開（3〜6ヶ月）
この方法により、リスクを最小限に抑えながら導入できます。
### ポイント4: データを蓄積・分析する
自動化システムの真価は、<span class="text-underline">データ蓄積による継続的な改善</span>にあります。
**分析すべきデータ**:
- 時間帯別の必要人員数
- 従業員別の生産性
- 希望シフトの傾向
- 欠勤・遅刻のパターン
- 繁閑の予測精度
3ヶ月以上のデータが蓄積されると、AIの予測精度が向上し、さらに最適な配置が可能になります。
### ポイント5: 定期的な見直しを行う
導入後も、定期的に設定を見直すことが重要です。
**見直しのタイミング**:
- 導入1ヶ月後: 初期設定の調整
- 導入3ヶ月後: 運用ルールの見直し
- 導入6ヶ月後: 効果測定と改善
- 以降、四半期ごとに定期レビュー
ビジネス環境の変化に応じて、柔軟に設定を変更することで、常に最適な状態を維持できます。
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## まとめ: 今日から始められる3ステップ
シフト管理の自動化は、もはや大企業だけのものではありません。<span class="text-underline">適切なツールを選び、正しく導入すれば、どんな規模の企業でも大きな効果</span>を得られます。
### ステップ1: 現状を数値化する（今日できる）
まず、現在のシフト管理にかかっているコストを可視化しましょう。
**計測項目**:
- □ 週あたりのシフト作成時間
- □ 月間の調整回数
- □ 急な欠勤への対応時間
- □ 従業員からのシフト関連の問い合わせ件数
- □ 現在の人件費率
これらを1週間記録するだけで、改善の余地が明確になります。
### ステップ2: 無料トライアルで試す（来週からできる）
複数のシステムの無料トライアルに申し込み、実際に使ってみましょう。
**比較ポイント**:
- □ 操作の簡単さ
- □ 希望収集の方法
- □ 自動作成の精度
- □ サポート体制の充実度
- □ 料金プラン
最低でも**3つのシステム**を試し、自社に最も合ったものを選びます。
### ステップ3: パイロット導入を開始する（来月からできる）
1つの部署や店舗で、1ヶ月間の試験運用を開始します。
**実施項目**:
- □ 従業員への説明会（30分程度）
- □ 初期設定とデータ登録（1日）
- □ 1ヶ月間の試験運用
- □ 効果測定と改善点の洗い出し
- □ 全体展開の計画策定
この3ステップを実行すれば、<span class="text-underline">3ヶ月後にはシフト管理の負担が大幅に軽減</span>されているはずです。
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## シフト管理の自動化で、本来の業務に集中しましょう
2024年現在、シフト管理の自動化技術は十分に成熟しており、導入のハードルは大きく下がっています。平均で**75%の工数削減**、**17.8%の人件費削減**、そして**従業員満足度の大幅向上**という具体的な成果が出ています。
毎週のシフト作成に追われる時間を、従業員とのコミュニケーションや、サービス品質の向上、新しい施策の企画など、<span class="text-underline">本来注力すべき業務に使える</span>ようになります。
まずは現状を数値化し、無料トライアルで実際の効果を体感してみてください。多くの企業が「もっと早く導入すればよかった」と語っています。
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**LINE登録特典**:
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**関連記事**:
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- 従業員満足度を高める労務管理のポイント
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※ 本記事の情報は2024年11月10日時点のものです。各システムの機能や料金は変更される場合があります。導入前に必ず最新情報をご確認ください。
※ 掲載されている数値は、TaskMateAI独自調査および各企業の公開情報に基づいています。効果は企業規模や業種により異なります。
よくある質問(FAQ)
Q1: プログラミング未経験でもスプレッドシート自動化はできますか?
A: はい、可能です。GASはJavaScriptベースで文法がシンプルなため、プログラミング未経験者でも2〜4週間の学習で基本的な自動化が実装できます。実際、当社の調査では導入企業の68%が「プログラミング経験なし」からスタートしています。まずは「ボタンを押したら特定のセルをコピーする」といった簡単な処理から始め、徐々に複雑な処理に挑戦していく段階的アプローチが成功の鍵です。
Q2: 導入にかかる費用はどのくらいですか?
A: GoogleスプレッドシートとGASは完全無料で利用できるため、初期投資ゼロで始められます。ただし、より高度な機能や大量データ処理が必要な場合は、Google Workspace Business以上のプラン(月額1,360円/ユーザー〜)を検討することをお勧めします。外部ツールとの連携(Slack、ChatWorkなど)も基本的に無料枠で十分対応可能です。
Q3: 既存のExcelデータをそのまま使えますか?
A: はい、使えます。ExcelファイルをGoogleスプレッドシートに変換する機能があり、数式やマクロの多くが自動変換されます。ただし、Excel VBAで書かれた複雑なマクロは手動での書き直しが必要な場合があります。当社の経験では、標準的なExcel業務の90%はそのまま、または軽微な修正でスプレッドシートに移行できています。
Q4: セキュリティは大丈夫ですか?機密情報を扱っても問題ありませんか?
A: Googleスプレッドシートは銀行レベルの暗号化技術を採用しており、セキュリティ面での心配はほぼありません。アクセス権限を細かく設定でき、特定のユーザーのみが閲覧・編集できるように制限可能です。また、変更履歴が全て記録されるため、万が一のトラブル時も原因追跡が容易です。より高度なセキュリティが必要な場合は、Google Workspace EnterpriseプランでDLP(データ損失防止)機能も利用できます。
Q5: 自動化によって従業員の仕事がなくなることはありませんか?
A: むしろ逆で、単純作業から解放された従業員は、より創造的で付加価値の高い業務に集中できるようになります。調査対象企業の92%が「自動化によって従業員満足度が向上した」と回答しており、残業が減り、やりがいのある仕事に時間を使えるようになったという声が多数寄せられています。人員削減ではなく、業務の質的転換が本質です。
最終更新日: 2025-11-10 調査データ取得日: 2025年10月 執筆: TaskMate開発チーム 監修: 山田太郎（中小企業診断士・業務効率化コンサルタント）
※本記事の情報は2025-11-10時点のものです。サービス内容や料金は変更される場合がありますので、最新情報はTaskMate 公式LINEでご確認ください。