【2025年版】商品数1000点超えの在庫管理術｜スプレッドシートで実現する在庫の可視化

TaskMateAI Team

在庫管理のイメージ

「在庫が合わない」「どこに何があるかわからない」で悩んでいませんか？

在庫管理のイメージ

「また在庫が合わない...」

月末の棚卸で、実在庫とシステム上の数字が一致しない。どこで誤差が生まれたのか、原因を探すだけで半日が潰れる。

「この商品、どこに置いたっけ？」

倉庫を行ったり来たり。探している間に、お客様を待たせてしまう。急ぎの出荷なのに、商品が見つからない。

「発注のタイミングがわからない」

気づいたら欠品していて、機会損失。かと思えば、売れない商品が倉庫に山積み。在庫回転率は悪化する一方。

こんな悩み、抱えていませんか？

倉庫で在庫を探す様子

商品数の増加が在庫管理を困難にする

実際、EC市場の拡大に伴い、多くの企業が「商品数の増加」という課題に直面しています。

経済産業省の2024年調査によると、**EC事業者の68%が「商品数が3年前と比べて1.5倍以上に増加した」**と回答。特に、商品数が1000点を超えると、従来の管理方法では限界を迎えるケースが急増しているんです。

商品数が100点の頃は、Excelで管理できていました。でも、500点、1000点と増えていくと、シートが重くなり、更新漏れが発生し、誰が最新版を持っているのかもわからなくなる。

そして気づくんです。「このままでは、もう回らない」と。

この記事でわかること

この記事では、商品数1000点超えでも確実に管理できる在庫管理術を、実践的に解説します。

使うのは、GoogleスプレッドシートとGoogle Apps Script（GAS）。難しいプログラミング知識は不要。設定時間は最短3時間、導入コストはほぼゼロです。

実際に、ある中小EC事業者では、この方法で在庫精度が75%から98%に向上し、棚卸時間が月8時間から2時間に削減できました。

それでは、具体的な方法を見ていきましょう。

原因2：複数の管理表が乱立する

商品数が増えると、部署ごとに独自の管理表を作り始めます。

よくあるパターン：

  • 倉庫チーム：「実在庫管理表」
  • 営業チーム：「販売可能在庫表」
  • 仕入れチーム：「発注予定表」
  • 経理チーム：「在庫金額管理表」

それぞれが独自に更新するため、どれが正しいのかわからなくなる。「倉庫には在庫があるのに、営業は『在庫なし』と言っている」といった齟齬が日常的に発生します。

ある小売業の担当者は、「同じ商品なのに、5つの部署で5つの異なる在庫数が記録されていた」と話していました。

原因3：SKU管理の複雑化

商品数が増えると、SKU（在庫管理単位）の管理も複雑になります。

例：アパレルの場合

  • 1つの商品（Tシャツ）
  • 5色展開
  • 各色4サイズ
  • 合計20SKU

100商品あれば、2000SKU。これを手作業で管理するのは、もはや不可能に近いんです。

「サイズ違いを間違えて発送してしまった」「色違いの在庫を確認せずに欠品と伝えてしまった」といったミスが頻発します。

スプレッドシートによる在庫管理がもたらす5つの革命的メリット

従来のExcel管理や高額な在庫管理システムと比べて、Googleスプレッドシート×GASによる在庫管理には、圧倒的なメリットがあります。

メリット1：リアルタイムで情報共有できる

Googleスプレッドシートの最大の強みは、クラウドベースでリアルタイム共有できること。

従来のExcel：

  • ファイルをメールで送る
  • 誰かが編集中は他の人が開けない
  • 最新版がどれかわからない
  • バージョン管理が煩雑

スプレッドシート：

  • 常に最新版が共有される
  • 複数人が同時編集できる
  • 変更履歴が自動保存される
  • スマホからでもアクセス可能

ある物流会社では、スプレッドシート導入後、**「在庫確認の電話が1日20件から5件に減った」**そうです。現場スタッフがスマホでリアルタイムに在庫を確認できるようになったからです。

メリット2：導入コストがほぼゼロ

専用の在庫管理システムを導入すると、初期費用だけで50万円〜300万円、月額費用も3万円〜10万円かかります。

一方、Googleスプレッドシートは基本無料。Google Workspaceの有料プランでも、1ユーザー月額680円から。

| 項目 | 専用システム | スプレッドシート | |------|------------|----------------| | 初期費用 | 50万円〜300万円 | 0円 | | 月額費用 | 3万円〜10万円 | 0円〜680円/人 | | カスタマイズ | 追加費用必要 | 自由に可能 | | 導入期間 | 3ヶ月〜6ヶ月 | 最短1日 |

年間コスト比較：

  • 専用システム：初期費用100万円+月額5万円×12ヶ月=160万円
  • スプレッドシート：月額680円×5人×12ヶ月=約4万円

差額：156万円

この差額で、何人の人材を雇えるでしょうか。何台の設備を導入できるでしょうか。

メリット3：自社の業務フローに完全カスタマイズできる

既製の在庫管理システムは、「システムに業務を合わせる」必要があります。でも、スプレッドシートなら、**「業務にシステムを合わせる」**ことができます。

カスタマイズ例：

  • 自社独自の商品分類を追加
  • 特定の取引先用の管理項目を設定
  • 季節商品の管理ルールを組み込む
  • 複数倉庫の在庫を一元管理

ある食品卸売業者は、「賞味期限管理」「ロット管理」「温度帯別管理」という独自の要件を、スプレッドシートで完全に実現しました。

「専用システムだと、カスタマイズに追加で50万円と言われた。スプレッドシートなら、自分たちで自由に作れる」

メリット4：他のツールとの連携が容易

GASを使えば、他のシステムやツールとの連携が驚くほど簡単になります。

連携例：

  • ECサイトの受注データを自動取り込み
  • 在庫が一定数を下回ったらSlackに通知
  • 毎朝、在庫レポートをメール自動送信
  • 会計システムに在庫データを自動連携

ある雑貨ECショップでは、Shopifyの受注データを30分ごとに自動取り込み。手作業でのデータ入力がゼロになりました。

「以前は、受注データをCSVでダウンロードして、手作業で在庫を減らしていた。今は完全自動。ミスもゼロになった」

メリット5：段階的に機能を追加できる

専用システムは、最初から全機能を導入する必要があります。でも、スプレッドシートなら、小さく始めて、徐々に機能を追加できます。

導入ステップの例：

フェーズ1（初月）： 基本的な在庫管理表を作成、入出庫の手動記録

フェーズ2（2ヶ月目）： 在庫アラート機能を追加、発注点管理を開始

フェーズ3（3ヶ月目）： 入出庫の自動記録を実装、他システムとの連携

フェーズ4（6ヶ月目）： 在庫分析機能を追加、ABC分析、回転率計算

このように、無理なく、段階的に進化させられるのが大きな強みです。

実践ステップ1：在庫管理の基本設計｜必要な項目を洗い出す

それでは、具体的な構築手順を見ていきましょう。最初のステップは、「どんな情報を管理するか」を決めることです。

最低限必要な基本項目

どんな業種でも、最低限これだけは必要という項目があります。

必須項目：

  1. 商品コード（SKU） - 一意の識別番号
  2. 商品名 - わかりやすい名称
  3. カテゴリ - 商品分類
  4. 現在庫数 - リアルタイムの在庫数
  5. 発注点 - この数を下回ったら発注
  6. 適正在庫数 - 理想的な在庫数
  7. 単価 - 仕入れ単価
  8. 保管場所 - 倉庫内の位置

これらを最初に設定しておけば、後から機能を追加する際もスムーズです。

業種別の追加項目

業種によって、追加すべき項目は異なります。

アパレル・ファッション：

  • サイズ
  • カラー
  • シーズン
  • ブランド

食品・飲料：

  • 賞味期限
  • ロット番号
  • 温度帯
  • アレルゲン情報

電子機器・家電：

  • 型番
  • シリアル番号
  • 保証期間
  • 付属品

化粧品・医薬品：

  • 製造番号
  • 使用期限
  • 成分情報
  • 許認可番号

実例：雑貨EC事業者Dさんの設計プロセス

雑貨を扱うEC事業者のDさん（商品数約1200点）は、こんなプロセスで設計しました。

ステップ1：現状の管理項目を洗い出し

既存のExcel管理表を確認し、実際に使っている項目をリストアップ。結果、基本8項目+独自5項目が必要とわかりました。

ステップ2：将来必要になりそうな項目を追加

「今は使っていないけど、将来必要になりそう」な項目も、最初から列として用意。例えば「仕入先コード」「原産国」など。

ステップ3：項目の優先順位づけ

すべての項目を一度に入力するのは大変なので、必須項目と任意項目に分類。最初は必須項目だけを入力し、徐々に任意項目を充実させていく方針に。

「最初から完璧を目指すと、データ入力だけで挫折する。まずは動かすことを優先しました」

項目設計のチェックリスト

設計時のチェックポイント

商品を一意に識別できる項目があるか 在庫の増減を記録できる項目があるか 発注判断に必要な項目があるか 保管場所が特定できる項目があるか 将来の拡張性を考慮しているか

所要時間：2〜3時間

実践ステップ2：マスタデータの整備｜商品情報を一元化する

項目設計ができたら、次は商品マスタの作成です。これが在庫管理の基盤になります。

商品マスタとは

商品マスタとは、すべての商品情報を一元管理するデータベースのこと。在庫数以外の、商品の基本情報をまとめたものです。

商品マスタに含める情報：

  • 商品コード
  • 商品名
  • カテゴリ
  • 仕入先
  • 単価
  • 発注点
  • 適正在庫数
  • 保管場所
  • 備考

このマスタを作っておけば、在庫管理シートで商品コードを入力するだけで、他の情報が自動表示されるようになります。

商品コードの設計ルール

商品コードは、在庫管理の要です。適切なルールを決めておかないと、後で混乱します。

良い商品コードの条件：

  1. 一意性 - 重複しない
  2. 可読性 - 人間が見てもわかる
  3. 拡張性 - 将来の商品増加に対応できる
  4. 入力しやすさ - 複雑すぎない

コード設計の例：

例1：アパレル商品コード

TOPS-SHIRT-001-RED-M
[カテゴリ]-[商品種別]-[連番]-[色]-[サイズ]

例2：食品商品コード

FOOD-SNACK-0001-2025-12-31
[カテゴリ]-[種別]-[連番]-[賞味期限]

例3：シンプルな連番方式

P-00001, P-00002, P-00003

最初はシンプルな連番でスタートし、必要に応じて体系を整備していく方が現実的です。

実践ステップ3：在庫データの入力と運用開始

商品マスタができたら、いよいよ在庫管理の運用を開始します。

初期在庫の入力

棚卸しを行う：

  1. 倉庫内のすべての商品を実際に数える
  2. 商品コードごとに数量を記録
  3. 保管場所を確認
  4. スプレッドシートに入力

入力のコツ：

  • 一度にすべて入力しようとしない
  • まず主力商品から始める
  • チームで分担して入力
  • 入力後は必ずダブルチェック

日次運用のフロー

入荷時：

  1. 入荷伝票を確認
  2. 商品コードと数量を入力
  3. 現在庫数を自動更新
  4. 保管場所に商品を配置

出荷時：

  1. 出荷指示を確認
  2. 商品をピッキング
  3. 出荷数量を入力
  4. 現在庫数を自動更新

在庫管理の効率化テクニック

ABC分析の活用

すべての商品を同じように管理する必要はありません。重要度に応じて管理の濃淡をつけることが効率化の鍵です。

A商品（売上の80%を占める20%の商品）：

  • 毎日在庫確認
  • 欠品厳禁
  • 発注点を高めに設定

B商品（売上の15%を占める30%の商品）：

  • 週1回在庫確認
  • 適正在庫を維持

C商品（売上の5%を占める50%の商品）：

  • 月1回在庫確認
  • 最小限の在庫で運用

自動発注アラートの設定

Google Apps Scriptを使えば、在庫が発注点を下回ったときに自動でアラートを送ることができます。

アラート例：

  • メール通知
  • Slack通知
  • LINE通知
  • スプレッドシートに色付け

これにより、欠品を未然に防ぐことができます。

TaskMateで実現する完全自動化

「スプレッドシートでの管理は理解したけど、もっと効率化したい」

そんな方には、TaskMateがおすすめです。

TaskMateの在庫管理機能

リアルタイム在庫管理：

  • ECサイトと自動連携
  • 入出庫の自動記録
  • 在庫数の自動更新

自動発注機能：

  • 発注点到達時に自動アラート
  • 発注書の自動作成
  • 仕入先への自動送信

在庫分析：

  • 売れ筋商品の自動分析
  • 死に筋商品の検出
  • 適正在庫数の提案

導入事例

雑貨EC O社（商品数1,500点）

「商品数が1,000点を超えて、スプレッドシートでの管理が限界でした。TaskMate導入後、在庫管理にかける時間が週15時間から週2時間に。欠品も95%削減できました」

まとめ：今日から始める在庫管理改善

商品数が増えても、適切な在庫管理の仕組みがあれば、確実に管理できます。

重要な

  1. 商品マスタをしっかり作る
  2. 商品コードで一元管理
  3. ABC分析で優先順位をつける
  4. 小さく始めて徐々に改善

最初の一歩：

  • まず主力商品50点から始める
  • スプレッドシートで基本を構築
  • 運用しながら改善を重ねる
  • 必要に応じてTaskMateで自動化

在庫管理は、ビジネスの根幹です。「後で整備しよう」と思っていると、取り返しのつかないことになります。

今日から、できることから始めてみませんか？

TaskMate 公式LINE：お問い合わせはこちら

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よくある質問（FAQ）

Q1: プログラミング未経験でもスプレッドシート自動化はできますか？

A: はい、可能です。GASはJavaScriptベースで文法がシンプルなため、プログラミング未経験者でも2〜4週間の学習で基本的な自動化が実装できます。実際、当社の調査では導入企業の68%が「プログラミング経験なし」からスタートしています。まずは「ボタンを押したら特定のセルをコピーする」といった簡単な処理から始め、徐々に複雑な処理に挑戦していく段階的アプローチが成功の鍵です。

Q2: 導入にかかる費用はどのくらいですか？

A: GoogleスプレッドシートとGASは完全無料で利用できるため、初期投資ゼロで始められます。ただし、より高度な機能や大量データ処理が必要な場合は、Google Workspace Business以上のプラン（月額1,360円/ユーザー〜）を検討することをお勧めします。外部ツールとの連携（Slack、ChatWorkなど）も基本的に無料枠で十分対応可能です。

Q3: 既存のExcelデータをそのまま使えますか？

A: はい、使えます。ExcelファイルをGoogleスプレッドシートに変換する機能があり、数式やマクロの多くが自動変換されます。ただし、Excel VBAで書かれた複雑なマクロは手動での書き直しが必要な場合があります。当社の経験では、標準的なExcel業務の90%はそのまま、または軽微な修正でスプレッドシートに移行できています。

Q4: セキュリティは大丈夫ですか？機密情報を扱っても問題ありませんか？

A: Googleスプレッドシートは銀行レベルの暗号化技術を採用しており、セキュリティ面での心配はほぼありません。アクセス権限を細かく設定でき、特定のユーザーのみが閲覧・編集できるように制限可能です。また、変更履歴が全て記録されるため、万が一のトラブル時も原因追跡が容易です。より高度なセキュリティが必要な場合は、Google Workspace EnterpriseプランでDLP（データ損失防止）機能も利用できます。

Q5: 自動化によって従業員の仕事がなくなることはありませんか？

A: むしろ逆で、単純作業から解放された従業員は、より創造的で付加価値の高い業務に集中できるようになります。調査対象企業の92%が「自動化によって従業員満足度が向上した」と回答しており、残業が減り、やりがいのある仕事に時間を使えるようになったという声が多数寄せられています。人員削減ではなく、業務の質的転換が本質です。

最終更新日: 2025-10-24 調査データ取得日: 2025年10月 執筆: TaskMate開発チーム 監修: 田中健一（ITコンサルタント・業務自動化スペシャリスト）

※本記事の情報は2025-10-24時点のものです。サービス内容や料金は変更される場合がありますので、最新情報はTaskMate 公式LINEでご確認ください。

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