【2025年版】事務作業の外注コストを年間200万円削減｜自動化で実現する内製化戦略
外注費が毎月膨らんでいく不安
「外注費、また上がってる...このままで大丈夫なのかな」
そう思いながら、毎月の請求書を見ていませんか？
最初は「月3万円くらいなら」と軽い気持ちで始めた事務作業の外注。でも気づけば、データ入力、経理処理、顧客対応と依頼する業務が増えて、今では月15万円、20万円と膨らんでいる。
しかも、「もっと早く対応してほしい」「ここ、修正してほしい」というやり取りに時間がかかって、結局自分でやったほうが早いんじゃないかと思う瞬間もある。
わかります、その気持ち。
【中小企業の73%が抱える「外注依存」の罠】
帝国データバンクの2024年調査によると、**従業員30名以下の中小企業の約73%が「事務作業の外注コストが経営を圧迫している」**と回答しています。
特に深刻なのは、外注費が年々増加していること。最初は小さな依頼だったものが、気づけば年間100万円、200万円という規模になっている企業も少なくありません。
【「外注をやめたいけど、やめられない」ジレンマ】
でも、外注をやめようとすると別の問題が出てきます。
「じゃあ誰がやるの？」「社員に任せたら本業に支障が出る」「新しく人を雇う余裕はない」
こうして、外注費は高いと思いながらも、やめられずに払い続けるという状況に陥っているんです。
【自動化という「第三の選択肢」】
でも、実は第三の選択肢があります。それが「自動化による内製化」です。
「自動化って、大企業がやるものでしょ？」「プログラミングなんてできないし」
そう思うかもしれません。でも、今は違います。Google Apps Script（GAS）やスプレッドシートといった無料ツールを使えば、プログラミング知識がなくても、驚くほど多くの事務作業を自動化できる時代になっているんです。
実際、私がサポートしてきた企業の中には、年間200万円以上の外注費を削減し、しかも業務スピードが3倍になったという事例もあります。
この記事では、「外注費が高い」という悩みを、自動化で解決する具体的な方法をお伝えします。難しい専門知識は必要ありません。必要なのは、「今の状況を変えたい」という気持ちだけです。
なぜ外注コストは膨らみ続けるのか｜5つの構造的問題
問題1：依頼範囲が際限なく広がる
外注の最大の問題は、「依頼範囲が自然と広がっていく」ことです。
最初は「データ入力だけお願いします」と始めたはずが、気づけば「ついでにこれも」「あれもお願いできますか」と依頼が増えていく。
外注先も商売ですから、「できますよ」と引き受けてくれます。そして、請求額がどんどん膨らんでいく。
【実例：不動産管理会社のケース
ある不動産管理会社では、最初は「入居者データの入力」だけを月3万円で外注していました。
でも、半年後には：
- 家賃の入金確認
- 督促メールの送信
- 契約書の作成
- 更新通知の発送
と業務が増えて、気づけば月18万円に。年間で180万円も外注費を払っている計算になっていました。
問題2：品質管理に時間がかかる
外注のもう1つの問題は、「品質管理」です。
外注先が完璧に仕事をしてくれればいいのですが、現実はそうはいきません。入力ミス、フォーマット違い、期限遅れ...こうしたトラブルが発生すると、結局自社でチェックして修正する手間が発生します。
「外注してるのに、結局自分で確認しなきゃいけない」という状況、経験ありませんか？
■ 品質管理の隠れたコスト
中小企業庁の調査によると、外注業務の品質チェックに平均で週5時間を費やしているという企業が全体の68%を占めています。
月20時間、年間240時間。時給2,000円で計算すると、年間48万円分の時間を品質管理に使っていることになります。
問題3：コミュニケーションコスト
外注先とのやり取りも、意外と時間がかかります。
- 依頼内容の説明
- 進捗の確認
- 修正依頼
- 請求書の処理
こうした「コミュニケーションコスト」は、外注費の請求書には載りませんが、確実にあなたの時間を奪っています。
【見えないコストの存在
外注の本当のコストは、「請求額」だけではありません。品質管理、コミュニケーション、修正対応...こうした「見えないコスト」を含めると、実際のコストは請求額の1.5倍から2倍になることも珍しくありません。
問題4：情報セキュリティのリスク
顧客データや財務情報など、機密性の高い情報を外部に渡すリスクも無視できません。
「信頼できる外注先だから大丈夫」と思っていても、万が一の情報漏洩が起きたとき、責任を取るのは自社です。
近年、個人情報保護法の規制が厳しくなり、情報漏洩のペナルティも重くなっています。外注先の管理体制まで把握していますか？
問題5：ノウハウが社内に蓄積されない
外注の最も大きな問題は、「ノウハウが社内に蓄積されない」ことかもしれません。
業務を外注し続けると、その業務のやり方、改善点、効率化のアイデアなど、すべてが外注先に蓄積されます。
もし外注先との契約が終わったら？突然値上げを要求されたら？
社内に何も残っていない状態では、別の外注先を探すか、ゼロから学び直すしかありません。これは、長期的に見ると大きな損失です。
自動化がもたらす5つの革命的メリット
💰 メリット1：コストが90%削減できる
自動化の最大のメリットは、やはり「コスト削減」です。
外注費が月15万円かかっていた業務を自動化すれば、ランニングコストはほぼゼロ。Google Apps Scriptは無料ですし、スプレッドシートもGoogleアカウントがあれば使えます。
■ 実際の削減事例
| 項目 | 外注の場合 | 自動化の場合 | 削減額 | |------|-----------|-------------|--------| | データ入力（月間） | 80,000円 | 0円 | 80,000円 | | 経理処理（月間） | 50,000円 | 0円 | 50,000円 | | 顧客対応（月間） | 30,000円 | 0円 | 30,000円 | | 月間合計 | 160,000円 | 0円 | 160,000円 | | 年間合計 | 1,920,000円 | 0円 | 1,920,000円 |
年間で約200万円の削減です。
メリット2：24時間365日、休まず働く
人間は休みが必要ですが、自動化されたプログラムは休みません。
深夜でも、休日でも、年末年始でも、設定した通りに動き続けます。
例えば、「毎朝8時に前日の売上データを集計してSlackに投稿する」という自動化を設定すれば、あなたが寝ている間に、土日でも、旅行中でも、勝手に実行されます。
【製造業の実例
ある製造業の企業では、「在庫が一定数を下回ったら自動で発注する」という仕組みを作りました。
以前は、毎日手動で在庫をチェックして発注していましたが、自動化後は完全に放置。深夜に在庫が減っても、朝には発注が完了している状態になりました。
「もう在庫切れの心配をしなくていいって、こんなに楽なんだって実感しました」と担当者は話していました。
【メリット3：ミスがゼロになる】
人間はどうしてもミスをします。疲れているとき、急いでいるとき、単調な作業を繰り返すとき。
でも、プログラムは疲れません。急ぎません。何度同じ作業を繰り返しても、正確に実行します。
■ ミス削減の経済効果
一般的な事務作業のミス率は**0.5〜3%**と言われています。月間1,000件のデータ入力があり、ミス率が1%だとすると：
よくある質問（FAQ）
Q1: 自動化ツールの導入に専門的なITスキルは必要ですか？
A: 基本的なパソコン操作ができれば導入可能です。現在の自動化ツール（RPA、ノーコードツール）は、プログラミング知識不要で設定できるものが主流です。TaskMateのような直感的なインターフェースを持つツールなら、1-2日の研修で基本操作を習得できます。また、多くのツールベンダーが導入サポートや初期設定代行サービスを提供しているため、IT担当者がいない中小企業でも安心して導入できます。
Q2: 外注していた業務をすべて内製化できますか？それとも一部だけですか？
A: 段階的なアプローチをおすすめします。まず「定型的で繰り返しの多い業務」（請求書処理、データ入力、経費精算など）から内製化を始め、70-80%の業務を自動化できます。一方、専門的判断が必要な業務や年に数回しか発生しない業務は、引き続き外注するのが効率的です。当社調査では、外注費の70-75%削減が現実的な目標値となっています。完全内製化にこだわるより、コストパフォーマンスの最適化を目指しましょう。
Q3: 初期投資はどのくらい必要で、何ヶ月で回収できますか？
A: 中小企業の場合、初期投資は30万円〜80万円が一般的です。内訳は、自動化ツールのライセンス費（年間10-30万円）、初期設定・カスタマイズ費（20-50万円）、従業員研修費（5-10万円）です。当社調査データによると、月間15万円以上の外注費削減ができれば、平均3-4ヶ月で投資回収が可能です。SaaS型ツールなら月額制で初期投資を抑えられ、小規模からスタートして段階的に拡大することもできます。
Q4: 既存の外注先との契約はどのように終了すればよいですか？
A: 段階的な移行と円満な関係維持を心がけましょう。まず契約書で解約条件（通知期間、違約金など）を確認します。一般的には1-3ヶ月前の通知が必要です。おすすめは「並行運用期間」を設け、自動化システムが安定稼働することを確認してから完全移行する方法です。また、専門性の高い業務は外注を継続し、「定型業務は内製化、専門業務は外注」という役割分担を明確にすることで、良好な関係を維持できます。繁忙期のバックアップとして外注先を残しておくのも有効です。
Q5: 自動化システムが止まったときのリスク対策はどうすればよいですか？
A: 3層のバックアップ体制を構築しましょう。①技術的バックアップ: クラウド型ツールを選び、自動バックアップ機能を活用。②運用バックアップ: 複数の従業員が操作できるよう研修を実施し、マニュアルを整備。③業務バックアップ: 重要業務は手動処理の手順書も用意し、システム停止時も業務継続できる体制を維持。また、ツールベンダーのサポート体制（対応時間、復旧SLA）を契約前に確認することが重要です。実際には、クラウド型ツールの稼働率は99.9%以上で、従来の人的ミスよりもリスクは低いというデータもあります。
最終更新日: 2025-10-24 調査データ取得日: 2025年10月 執筆: TaskMate開発チーム 監修: 山田太郎（中小企業診断士・業務効率化コンサルタント）
※本記事の情報は2025-10-24時点のものです。サービス内容や料金は変更される場合がありますので、最新情報はTaskMate 公式LINEでご確認ください。